Ordnung: Büro entrümpeln mit der „3-Stapel-Methode“

Viele Menschen interpretieren das Arbeitszimmer als Lagerraum für alle Dinge, die unter das Oberthema „Büro“ fallen – von Elektronikteilen über Schreibwaren bis hin zu Zeitschriften und Büchern. Das perfekte Home Office ist das genaue Gegenteil: Es ist eine Schutzzone, die Stresssignale von dir fernhält. In diesem Einrichtungs-Ratgeber erklären wir:

• Was Unordnung im Büro mit deiner Psyche macht
• Wie du zügig entrümpelst – mit der „3-Stapel-Methode“
• Wie du deine Umgebung nachhaltig „entstresst“

Die folgenden Schnell-Tipps sind ein guter Anfang, um dein Arbeitszimmer von Chaos zu befreien:

1. Vorhandenes Inventar in 3 Stapel aufteilen: 1. Wegschmeißen, 2. Auslagern, 3. Direkter Zugriff. Rigoros nach der 10 Tage Regel aussortieren.
2. Selten Benötigtes verstauen oder aus dem Zimmer auslagern.
3. Störende Umgebungsreize entfernen. Inaktive Dokumente verdeckt aufbewahren.
4. Tischfläche freihalten. Verdeckten Schnellzugriff einrichten. Darin höchstens 7 Objekte lagern.
5. Gewonnenen Freiraum mit positiven Reizen besetzen.

Stressfaktor Unordnung

Unordnung wirkt sich negativ auf die Psyche aus; und zwar auf vielerlei Weise:

Unterschwelliger Apell: Alles, was offen in deiner Umgebung herumliegt, erzeugt auf unbewusste Weise Stress. Dokumente oder Zeitschriften wollen deine Aufmerksamkeit gewinnen und sich dir als unerledigte Aufgaben in Gedächtnis rufen – nach dem Motto „Eigentlich müsste ich das doch mal benutzen“.

Chaos raubt Energie: Wenn du dich von mehr Dingen umgibst, als du überblicken kannst, vermitteln diese dir ein Gefühl der Schwäche. Du erfasst nicht mehr, was vermeintlich alles auf dich „wartet“. Dieses Gefühl überträgt sich oft auf andere Lebensbereiche.

Mental Load: Reize am Schreibtisch mahnen uns, ja nichts zu vergessen. Eine solche Umgebung verstärkt das das Gefühl, alles im Griff haben zu müssen. Unmerklich füllt sich unser interner Speicher. Kleinigkeiten werden durch Anhäufung und ständige Präsenz zur Belastung. Sie erzeugen Spannungen. Experten nennen den belegten Speicherplatz im Arbeitsgedächtnis „Mental Load“.

Fesseln der Vergangenheit: Oft liegen die Ursachen von Chaos tiefer. Eine Wohnung ist eine dreidimensionale Repräsentation des eigenen Lebens. Aufbewahrte Dinge sind ein Symbol für ungelöste Aufgaben. Im Buch „Simplify your life“ bezeichnen die Autoren solche Dinge als „Fesseln der Vergangenheit“.

Alltagsbelastung: Ungenutzte Dinge wirken wie eine Bremsschicht. Sie versperren Laufwege und sind Hindernisse beim Greifen von tatsächlich genutzten Utensilien.

Laut der im Minimalismus bekannten „80/20 Regel“ nutzen wir 20% der Dinge, die wir besitzen, 80% der Zeit. Der Rest nimmt Platz weg und bleibt meist unberührt.

Nicht aufschieben: Für das Entrümpeln gibt es viele Gelegenheiten:

• Plane einen jährlichen Stichtag ein, an dem dein Inventar auf den Prüfstand kommt. Ein idealer wiederkehrender Zeitpunkt ist der Jahreswechsel. Man geht mit leichtem Gepäck in das neue Jahr.
• Auch jeder Umzug ist eine gute Gelegenheit. Überflüssiges sollte gar nicht erst in die neue Wohnung befördert werden.
• Auch eine Trennungsphase ist ein guter Moment mit der Vergangenheit abzuschließen.
• Der beste Moment ist aber jetzt. Während du diese Zeilen liest, baust du bereits „Momentum“ auf. Beginne also am besten sofort nach der Lektüre, dein Arbeitszimmer aufzuräumen.

Aussortieren: Die „3 Stapel-Methode“

Beginne dein Home Office Make-Over mit dem Entrümpeln. Suche dir zum Ausmisten des Arbeitszimmers zunächst eine freie Fläche auf der ein großer sowie zwei kleine Stapel Platz finden. Sortiere jetzt dein gesamtes Inventar wie folgt: 

Stapel 1 – Nie im Gebrauch –> Entsorgen / verkaufen / verschenken: Unser Jäger und Sammler Instinkt treibt leider auch im Büro merkwürdige Blüten. Das gibt es zum Beispiel die Lohnabrechnung von letztem September (als Beleg für alle Fälle!) oder das geniale Konzept für das Business-Projekt (vielleicht setze ich das ja doch noch mal um!). Nicht zu vergessen das bereits gelesene Sachbuch (das rekapituliere ich irgendwann nochmal!) oder den guten alten Taschenrechner (wer weiß, ob das Smartphone immer richtig rechnet!).

Wirf einen nüchternen Blick auf alles, was du in den letzten 10 Tagen nicht gebraucht hast. Du wirst 98 Prozent davon auch in den nächsten Wochen und Monaten nicht verwenden. Es handelt sich letztlich um Ballast, der voll und ganz verzichtbar ist. Auch Utensilien der Sorte „Könnte ich mal gebrauchen, wenn…“ sind letztlich doch nur Staubfänger. Sei rigoros. Dokumente kannst du abfotografieren.

Dinge, die einen realen Sachwert haben (nicht nur einen subjektiven), kannst du zu Geld machen oder verschenken. Wer etwas verschenkt, erntet dafür ein gutes Gefühl. Es fällt vielen so leichter, sich von Besitz zu trennen.

Falls du dich schwer von Dingen trennen kannst, lege notfalls einen vierten Sonderstapel an. Dinge, die auf diesen Stapel kommen erhalten eine Ablaufzeit von zwei Wochen. Es geht nur darum, den Beleg zu liefern, dass diese Dinge entbehrbar sind.

Stapel 2 – Selten im Gebrauch –> Kategorisieren, auslagern: Auf den zweiten Stapel legst du Dinge, die du zwar in Gebrauch nimmst – allerdings selten bzw. saisonal. Dazu gehört beispielsweise der Nachschub an Büromaterial. Briefumschläge und Ersatzbatterien müssen sich nicht im ständigen Zugriff befinden. Es gibt keinen Grund, diese Dinge im Arbeitsbereich (geschweige denn sichtbar) aufzubewahren.

Teile selten benötigte Dinge am besten in gleichartige Gruppen ein und bewahre sie in beschrifteten Ordnungsboxen auf („Container-Prinzip“). Wer keinen externen Abstellraum hat, sollte die Boxen in den unteren Fächern des Büroschranks oder in den unteren Laden eines Rollcontainers verstauen. Gute Aufbewahrungslösungen stellen wir unseren Ratgebern Büroschränke und Ordnungshelfer vor.

Nach dem 2:8-Prinzip des Stauraumexperten Lu Wei, sollte man 80% seiner Besitztümer außer Sichtweite bringen und höchstens 20% zur Schau stellen, um visuelle Unruhe zu vermeiden.

Stapel 3 – Wöchentlich bis täglich im Gebrauch –> Im Zugriff verstauen: Auf den dritten Haufen kommen Utensilien, die tatsächlich Teil deines Workflows sind. Darunter sind wiederum zwei Arten von Gegenständen:

• Wöchentlich verwendete Dinge: Textmarker, ein paar Briefumschläge, Tesafilm, und Büroklammern sollten sich in näherer Reichweite befinden – etwa in der gut zugänglichen Schublade eines Sideboards.
• Echte Daily-Use-Utensilien: Der Stift, das Notizbuch, ein aktuelles Arbeitsdokument, vielleicht noch ein Ladekabel und eine Schere: Diese wirklich essenziellen Arbeitsmittel finden in der direkt erreichbaren Schreibtischschublade Platz. Mehr als 5-7 Dinge kommen bei den meisten Tätigkeiten nicht zusammen.

Freies Blickfeld

Wie eingangs schon erwähnt: Reize belegen deinen internen „Speicher“. Unordnung gibt dir ein Gefühl der Schwäche. Eliminiere daher konsequent alle unterschwelligen Stressoren. Ein Home Office ist ein Ort der Reizabschirmung. Das Entrümpeln ist auch eine gute Gelegenheit ein Ordnungssystem einzuführen.

Auch aktive Dokumente verbergen: Gerade Aufgaben, die zurückgestellt werden müssen, sollten nicht physisch, durch offen herumliegende Akten präsent sein. Für diese Dokumente ist ein eigenes Fach im Sideboard o. Ä. reserviert. Was du erledigen musst, steht auf deiner To-Do-Liste und muss darüber hinaus nicht visuell präsent sein.

Ordnung im Verborgenen: Versuche sämtliche Arbeitsmaterialien, die aktuell nicht an der Reihe sind, verdeckt zu verstauen. Hierzu eignen sich zum Beispiel ein Sideboard, ein Rollcontainer oder ein Schrank mit Schubladen oder Türen. Hinter der Verdeckung sollte nichtsdestoweniger alles geordnet für den schnellen Zugriff bereitliegen. Für den schnellen Überblick im Schrank sind transparente Organizer-Systeme sinnvoll.

Büro oder Bibliothek? Ja, es stimmt: Bücher können einem Raum Persönlichkeit geben; vor allem ein Buchrücken mit schöner Typografie. Auf der anderen Seite solltest du dir die Frage stellen, ob Bücher deiner Kreativität wirklich auf die Sprünge helfen oder ob der immergleiche Buchrücken vor der Nase deine Gedanken eher einschränkt. Wie oft greifst du wirklich zum gedruckten Handbuch der Pomologie um einen Begriff nachzuschlagen? Du hast manche Bücher in den letzten 10 Tagen nicht verwendet? Dann liegen diese sicher schon auf Stapel 1 oder 2. 

Clean Desk

Was dem Raum guttut, gilt für deinen Schreibtisch erst recht. Die Tischplatte ist dein unmittelbarer Wahrnehmungsbereich – jeder Reiz ein Frontalangriff. Dieser Bereich sollte stets so frei wie möglich bleiben (Stichwort: „Clean Desk Policy“).

„Ein aufgeräumter Tisch ist ein geordneter Geist.“

(Küstenmacher / Seiwert, Simplify your life)

Verdeckter Schnellzugriff: Temporär nicht verwendete Arbeitsutensilien wie Notizbücher, Textmarker oder das Smartphone (!) kannst du unter dem Tisch parken. Für den Schnellzugriff eignen sich Schubladen mit geringer Höhe. Deine Beine brauchen Platz.

Notizbuch: Das Notieren von Aufgaben in To-Do-Listen entlastet das Gedächtnis. Ein Notizbuch mit Cover ist dabei besser als lose Zettel. Das Buch sollte verdeckt im Schnellzugriff liegen. Apps wie Google Notizen, Evernote usw. sind eine Alternative, wobei digitale Devices wiederum Ablenkung fördern können.

Abendliches Desk-Cleaning: Am Ende des Arbeitstages sollte der Schreibtisch von überflüssig gewordenen Dingen befreit werden. Jedes Teil hat eine feste Heimat, an die es nach dem Gebrauch zurückkehrt.

Es ist hilfreich, die am folgenden Tag benötigten Arbeitsmaterialien bereits vorzubereiten. Lege nur das Dokument auf den Tisch, mit dem du am nächsten Tag beginnen möchtest und verstaue erst später benötigtes Material. Der Fokus ist gesetzt. Du kannst am nächsten Tag direkt in die Aufgabe einsteigen.

Ständiges Fließen statt Akkumulieren: Um dauerhaft Ordnung zu halten, sollte dein Arbeitsmaterial (auch Dateien auf dem Computer) in einem ständigen Fluss sein. Was liegen bleibt „verstopft“ den Arbeitsfluss, wie ein Waschbecken, das vollläuft. Für jedes neue Objekt muss daher mindestens ein altes weichen – das gilt für physische Dinge (Fotos, Bücher, Akten) wie für digitale Objekte (archivierte Dateien etc.). Ein großer Papierkorb ist das Herzstück in jedem Home Office.

Positive Reize

Dein Büro soll nach dem Kahlschlag kein steriler Ort sein. Wo vorher Staubfänger standen ist nun Platz für förderliche visuelle Reize, Persönliches, Pflanzen oder sogar eine Kreativcouch. Auch einige (!) ausgewählte Bücher offen zu platzieren kann ein Stilmittel sein. Wer im kreativen Bereich tätig ist, kann z. B. Bildbände als Ideengeber nutzen.

„We expect our homes to function in many ways today, we also want them to feel more human, more us“

(Ilse Crawford)

Fehler 1 – Mode-Dekoartikel: Verzichte auf Mode-Dekoartikel. Die Dekoration sollte Stücken vorbehalten sein, die du wirklich magst und die etwas in dir auslösen. Diese kannst du mit Aufstellern, Rahmen usw. in Szene setzen. Auch die richtige Beleuchtung hebt die schönen Dinge hervor. Ein Kunstdruck kommt abends im Licht eines Spots erst richtig zur Geltung.

Fehler 2 – Motivationsbilder: Verzichte auch auf Motivationsbilder. Erstens entwickelt sich das Bild nach einigen Wochen zu einem neutralen Reiz – sprich wir ignorieren es einfach irgendwann. Zweitens ist diese Art von Reiz durch und durch negativ. Folgen wir mal nicht dem Appel auf dem Bild, gedeihen unnötige Selbstzweifel. Dem ohnehin schon präsenten „inneren Hetzer“ geben wir zu allem Überfluss auch noch eine visuelle Bühne. Die „Mental-Load-Spirale“ wird angefeuert .

Eine positive Home-Office-Arbeitsumgebung führt über den bewussten Umgang mit Reizen: Verberge sämtliche Reize, die eine Arbeitsaufforderung aussenden. Platziere hingegen solche Reize offen, deren Anblick in dir positive Empfindungen auslösen. Auch hier gilt: Less is more.

Fehler 3 – Zu viele Accessoires: Lass Qualität vor Quantität gehen. Zu viele offen platzierte Accessoires erzeugen „optische Unruhe“ – wie das folgende Bildbeispiel zeigt.

Je mehr unnötige Reize, du verbannst, desto stärker werden sich die gezielt eingesetzten positiven Reize durchsetzen.

Design wirkt: „Das Auge arbeitet mit“. Ein geschmackvoll eingerichtetes Arbeitszimmer kann das Gegenteil der genannten negativen Einflüsse bewirken. Es regt unterschwellig unsere Sinne an. Farben, Formen und Materialien beeinflussen, wie wir Büroarbeit erleben bzw. wie sehr sich die verbrachte Zeit überhaupt nach Arbeit anfühlt. Auch Naturmaterialien (Holzkästen, Pflanzen, Leinengardinen usw.) fördern Behaglichkeit. Sie sollten zumindest einen Teil der Plastikteile ersetzen.

Downloads

• Merkzettel – Büro entrümpeln mit der 3 Stapel Methode (PNG)

Quellen

• Borgeest, Gunda: Ordnung nebenbei : Aussortieren, aufräumen, aufatmen – Mehr Ordnung und Klarheit – Individuelle Tipps – Psychologische Tricks I Von Stiftung Warentest. Düsseldorf: Stiftung Warentest, 2019.
• Carlson Julie , Guralnick Margot , Williams Matthew: In Ordnung: Wie man richtig aufräumt – Mit Tipps zum plastikfreien Wohnen Prestel Verlag 2019
• Hirtz, S., & Tergast, C. (2016). Der Messie in uns: Wie wir Wohnung und Seele entrümpeln. Rowohlt Verlag GmbH.
• Küstenmacher, W. T., & Seiwert, L. (2016). Simplify your life: einfacher und glücklicher leben. Campus Verlag.
• Kondo, M. (2013). Magic cleaning: wie richtiges Aufräumen ihr Leben verändert (Vol. 1). Rowohlt Verlag GmbH.
• Küstenmacher, Werner Tiki: Entrümpeln : Mein Übungsbuch für mehr Zufriedenheit und innere Ordnung. München: Gräfe Und Unzer, 2016.
• Prehofer, A. (2021). Wie man sich fühlt, so arbeitet man: Aktuelle Erkenntnisse aus Hirnforschung und Psychologie. In Das menschliche Büro-The human (e) office (pp. 233-245). Springer Vieweg, Wiesbaden.
• Youtube / Reynard Lowell – Home Office Design Mistakes & How To Set One Up In Any Room
• Youtube / David Zhang – DIY Dream Desk Setup – Clean Modern Wood Design
• Walton, Natalie: This is Home : The Art of Simple Living. : Hardie Grant, 2018.